Memfasilitasi rapat

Memfasilitasi rapat

Tidak ada Metode yang Ampuh

Rapat-rapat adalah kesempatan ketika orang-orang bertemu untuk menyelesaikan sesuatu, apakah itu berbagi informasi atau membuat keputusan. Rapat dapat menjadi baik, buruk atau netral.

Beberapa unsur dari rapat yang baik adalah:

Sasaran-sasaran yang dipahami bersama
Proses yang jelas untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut
Kesadaran bahwa orang hadir dengan membawa pikiran, perasaan dan tingkat perhatian pribadi pada topik rapat dan masing-masing poin agenda
Kesadaran untuk terlibat dan pemberdayaan – orang merasa bahwa keputusan-keputusan merupakan keputusan mereka dan mereka dapat melaksanakan hal-hal yang perlu dilakukan.

Tidak ada cara yang benar-benar ampuh menjamin keberhasilan sebuat rapat. Namun, ada beberapa pedoman yang dapat membantu grup melaksanakan rapat yang menyenangkan dan produktif. Sebagian besar orang dapat belajar cara memfasilitasi rapat yang baik, hanya dibutuhkan sedikit waktu dan perhatian. Jika sebagian besar anggota grup telah memiliki kecakapan di bidang proses grup, rapat akan menjadi lebih baik dan lebih mudah difasilitasi.

Fasilitator tidak sama dengan seorang pemimpin atau ketua. Fasilitator menerima tanggung jawab membantu grup membahas agenda dalam waktu yang tersedia serta membuat keputusan-keputusan dan rencana-rencana yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan.

Seorang fasilitator tidak membuat keputusan bagi grup, namun mengusulkan cara-cara yang dapat membantu grup membuat rencana dan keputusan. Fasilitator bekerja agar peserta yang hadir dalam rapat tahu bahwa merekalah yang memegang kepemimpinan, bahwa pekerjaan akan diselesaikan dan setiap individu memiliki peran yang harus dijalankan.

Adalah penting untuk disampaikan bahwa fasilitator bertanggungjawab pada grup dan pekerjaannya, dan bukan pada individu-individu dalam grup. Perlu disadari bahwa seseorang yang sangat peduli pada keputusan yang dibuat, serta memiliki pendapat yang kuat tentang suatu keputusan akan sulit melakukan fasilitasi. Kadang-kadang lebih efektif untuk memilih seorang fasilitator dari luar.

Merencanakan Agenda

Jika memungkinkan, buatlah rencana agenda sebelum berlangsungnya rapat. Lebih mudah mengubahnya nanti daripada memulainya di awal rapat. Jika hanya sedikit poin agenda yang dapat diketahui sebelum berlangsungnya rapat, coba untuk menerka poin-poin agenda dengan memperkirakan orang yang akan hadir dan keinginan mereka.

Agenda Anda termasuk:

Sesuatu yang dapat mengumpulkan orang, membantu mereka mengosongkan pikiran dan fokus pada rapat, membuat mereka merasa saling terhubung dan saling sadar. Beberapa contoh seperti: bernyanyi, hening, uraian pendek tentang hal-hal baik yang terjadi pada beberapa peserta, dan sebagainya.
Tinjauan agenda-ada baiknya menuliskan agenda di atas kertas yang besar atau papan tulis, yang dapat dilihat oleh semua orang. Dengan meninjau agenda tersebut, fasilitator memberi peserta kesempatan untuk mengubah agenda yang diusulkan dan memberi persetujuan untuk dilaksanakan.
Poin-poin utama—jika terdapat lebih dari satu poin yang harus diselesaikan dalam rapat, penting untuk menetapkan prioritasnya.
- Jika memungkinkan, mulai dengan sesuatu, yang dapat diselesaikan dengan mudah. Hal ini akan menumbuhkan kepercayaan dan energi grup.
- Poin-poin yang lebih sulit, panjang dan lebih urgen dapat dibahas kemudian. Jika terdapat beberapa, rencanakan untuk rehat singkat diantaranya guna memulihkan energi dan konsentrasi (sebagai contoh peregangan, menyanyi, permainan pendek atau istirahat kamar kecil).
- Poin-poin besar dapat dipilah menjadi beberapa poin kecil serta dibahas satu persatu agar lebih mudah. Sebagai contoh, keputusan yang besar mungkin memiliki beberapa bagian: bagaimana situasinya, apa saja ide-ide yang kita miliki, apa saja kriteria untuk keputusan yang akan diambil, dan akhirnya ide mana yang menurut kita perlu dipilih? Atau akan sangat membantu untuk mencoba mempresentasikan poin tersebut dengan latar belakang informasi dan penjelasan, memecah dalam kelompok-kelompok kecil untuk saling berbagi ide dan menetapkan prioritas, serta kemudian kembali ke grup untuk diskusi.
- Selesaikan dengan sesuatu yang pendek dan mudah untuk membangkitkan harapan untuk ke depan.
Pengumuman
Evaluasi—dilakukan untuk beberapa tujuan: evaluasi memberi peserta kesempatan untuk mengekspresikan perasaan mereka tentang rapat, serta berfungsi sebagai penutup; dan membantu Anda agar melakukan rapat yang lebih baik di kemudian hari.

Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing poin. Jika grup kesulitan dalam mengelola waktu, Anda dapat cantumkan waktu pada agenda yang dapat dilihat semua orang; ini membantu peserta dalam pengelolaan waktu dan memutuskan berapa lama mereka dapat berbicara.

Suasana rapat biasanya ditentukan di awal rapat. Penting untuk memulai rapat dengan energi positif dengan menerima peserta sebagai manusia menyeluruh dengan pikiran dan perasaan masing-masing. Kadang-kadang berguna untuk mengawali dengan nyanyian—terutama dalam pertemuan besar—atau pembahasan pendek tentang hal-hal baik yang telah terjadi pada peserta. Waktu yang dibutuhkan untuk hal di atas dapat menciptakan atmosfer yang relaks dan bersemangat di mana peserta dapat saling terbuka.

Ketika Anda mulai membahas poin-poin agenda, beri bahwa poin tersebut telah selesai dibahas sehingga peserta dapat merasakan kemajuan rapat dan melihat hal-hal yang telah diselesaikan.

Tinjauan Agenda

Uraikan garis besar agenda secara keseluruhan untuk memberi gambaran ringkas apa saja yang akan dibahas dan bagaimana cara pembahasannya.
Secara ringkas jelaskan alasan usulan urutan poin-poin agenda.
Kemudian (bukan sebelumnya) sampaikan jika ada pertanyaan dan komentar.
Jangan bersikap defensif tentang usulan agenda Anda, namun jangan membuat perubahan karena usulan satu orang—ajukan dulu kepada grup.
Jika perubahan dan penambahan besar diusulkan, bahas dengan grup tentang bagaimana hal itu dapat mempengaruhi jadwal rapat dan minta mereka melakukan perubahan seperti menghilangkan atau menunda sesuatu untuk dibahas kemudian.
Jika para peserta tidak setuju bahwa suatu poin harus ada dalam agenda, pertimbangkan bahwa tidak ada konsensus (persetujuan) sehingga tidak dapat dimasukkan saat ini.
Ingat bahwa tanggung jawab Anda adalah sebagai fasilitator bagi seluruh grup dan bukan bagi masing-masing individu.
Ketika agenda telah diubah, tanyakan kepada peserta apakah mereka dapat menerima—dan dorong peserta memberi respons. Mereka perlu menyadari bahwa telah membuat kontrak dengan Anda tentang apa yang terjadi—selain itu, ini adalah rapat mereka!

Poin-poin Agenda

Atur (sebelum rapat) agar seseorang dapat membawakan masing-masing poin.
Dorong pendapat yang berbeda—makin penting sebuah keputusan, makin penting untuk memperoleh semua informasi (fakta, perasaan dan pendapat).
Persiapkan adanya perbedaan pendapat—jika ditangani dengan baik, hal ini akan membantu grup menemukan solusi yang kreatif.
Bersikaplah hati-hati kepada kesepakatan yang terlalu mudah dicapai—uji untuk memastikan bahwa peserta benar-benar menyepakati hal-hal yang penting
Jangan biarkan diskusi berlanjut hanya antara dua peserta, minta pendapat dari yang lain. Pada akhirnya, gruplah yang perlu membuat dan melaksanakan keputusan.
Sedapat mungkin, dorong peserta untuk berbicara mewakili diri sendiri dan menyatakan secara spesifik jika mewakili pihak lain. Hindari pernyataan “beberapa orang berkata,” “kita semua tahu,” “mereka tidak mau mendengarkan.” Hal ini terasa kurang nyaman jika belum terbiasa, namun akan menjadi lebih mudah dengan latihan dan membantu membangun rasa saling percaya.
Terus cari hal-hal minor dari kesepakatan tersebut dan sampaikan pada peserta—hal ini membantu peserta merasa memiliki harapan dan ada kemajuan.
Dorong peserta untuk memikirkan solusi-solusi baru dan mencari cara guna mencapai kompromi.
Dalam situasi yang tegang atau ketika solusi sulit dicapai, ingat untuk menggunakan humor, ketegasan, permainan pendek untuk meningkatkan energi, memindahkan lokasi rapat, kelompok-kelompok kecil, keheningan, menyampaikan apa yang terjadi (sebagai contoh: “wah—ini terasa tegang” atau “grup nampaknya terhambat saat ini”) dan lain-lain.
Ketika Anda menguji konsensus, sampaikan dalam bentuk pertanyaan semua hal yang menurut Anda telah disetujui peserta. Nyatakan secara spesifik: “Apakah kita sepakat bahwa kita akan bertemu tiap Selasa sore selama dua bulan ke depan dan seorang fasilitator akan ditunjuk di setiap pertemuan, efektif sejak pertemuan berikutnya?” JANGAN hanya semata mengacu pada pernyataan sebelumnya: “Apakah Anda semua setuju untuk melakukan dengan cara yang baru saja diusulkan?”
Pastikan ada respons. Sekali lagi, peserta harus tahu bahwa mereka membuat keputusan secara bersama—dan memahami apa yang mereka telah sepakati.
Jika Anda merasa telah terjebak dalam diskusi untuk mendukung suatu posisi tertentu, lebih baik anda mundur sebagai fasilitator sampai poin agenda berikutnya. Hal ini bisa diatur terlebih dahulu jika Anda mengantisipasi adanya konflik kepentingan.
Hampir semua rapat memperoleh manfaat dari adanya istirahat pendek dalam suatu acara—peningkatan energi—melalui permainan pendek/nyanyian, peregangan, dan lain-lain.

Evaluasi

Dalam rapat-rapat kecil (50 peserta atau kurang) ada baiknya melakukan evaluasi tentang apa yang telah terjadi (proses rapat, bukan isi rapat). Format sederhana: di atas selembar kertas besar atau papan tulis, tuliskan simbol “+” di bagian kiri dan tanda panah di bagian kanan. Di bawah +, buat daftar hal-hal yang telah berjalan dengan baik. Di bawah tanda panah, buat daftar usulan hal-hal yang dapat lebih disempurnakan. Jangan berdebat tentang hal ini; peserta berhak menyampaikan perasaannya dan orang yang berbeda boleh menyampaikan respons yang berbeda untuk masing-masing kategori. Ini hanya membutuhkan beberapa menit saja-jangan berlarut-larut. Coba tutup dengan komentar yang positif. Sebagian besar rapat menjadi lebih baik setelah peserta terbiasa melakukan evaluasi.

Penutup

Coba menutup rapat dengan cara ketika membuka rapat—dengan rasa persaudaraan. Jangan hanya menutup secara tiba-tiba. Sebuah lagu, keheningan, berdiri dalam lingkaran, jabatan tangan—apa saja yang menegaskan persaudaraan dan memberi kesan penutup yang baik.

Pengamat Proses

Kadang-kadang grup dapat memperoleh manfaat dari seorang pengamat. Selama terjadinya konflik atau transisi (pembahasan tentang sexism sebagai contoh), kehadiran seorang pengamat proses bisa membantu. Ketika berperan sebagai seorang pengamat proses, harus hati-hati untuk tidak terlibat dalam pekerjaan grup. Sebuah buku untuk catatan-catatan pendek dapat membantu pencatatan agar menjadi akurat. Ingat untuk memperhatikan usulan-usulan yang berguna dan hal-hal yang mendorong kemajuan grup. Setelah grup menyadari kekuatannya, mudah untuk mencari cara untuk meningkat.

Berikut beberapa hal spesifik yang Anda perlu perhatikan:

Bagaimana atmosfer keseluruhan di mana grup bekerja? Relaks? Tegang?
Bagaimanakah keputusan ditetapkan?
Jika ada konflik, bagaimana konflik itu diselesaikan?
Apakah semua peserta berpartisipasi? Apakah ada hal-hal yang mendorong partisipasi?
Seberapa baik anggota grup saling mendengarkan?
Apakah ada pemimpin-pemimpin yang diakui dalam grup?
Bagaimana grup berinteraksi dengan fasilitator?
Apakah ada perbedaan antara partisipasi peserta pria dan wanita?

Ketika memberi penilaian kepada grup, usahakan untuk melakukannya secara jelas dan spesifik sehingga peserta tidak menjadi defensif dan secara jelas mengetahui apa yang Anda bicarakan. Ingatlah untuk menyampaikan kekuatan-kekuatan yang Anda lihat dalam grup. Jika Anda melakukan observasi proses tanpa memberitahu grup sebelum dimulainya rapat, peserta cenderung merasa marah dan defensif. Kontribusi Anda mungkin sangat berguna, namun Anda perlu menyampaikan apa yang Anda amati secara sangat hati-hati—dengan penuh kebijaksanaan dan kepekaan.

Ko-Fasilitator

Seringkali bermanfaat untuk menggunakan dua fasilitator. Berikut adalah alasan-alasannya:

Tersedianya lebih banyak informasi dan ide selama proses perencanaan.
Lebih banyak energi (fisik dan emosional) bagi grup—terutama selama masa konflik atau ketika menyelesaikan hal-hal yang kompleks.
Ketika fasilitator mulai terlibat secara pribadi dalam diskusi, mudah untuk mengalihkan tugas ke ko-fasilitator selama masa waktu tertentu.
Ko-fasilitasi adalah cara agar lebih banyak orang memperoleh pengalaman dan menjadi fasilitator yang cakap.
Tidak terlalu melelahkan, berat dan menakutkan.

Bagi orang yang tidak terbiasa bekerja dalam kelompok, mungkin lebih baik untuk secara jelas membagi tanggung jawab agenda sebelum berlangsungnya rapat. Namun demikian, ko-fasilitasi berarti bahwa orang yang saat ini tidak “bertugas” tetap bertanggung jawab memperhatikan dan mengawasi suasana hati grup, menjelaskan hal-hal, menguji konsensus, dan sebagainya. Ketika mengevaluasi tugas mereka bersama, ko-fasilitator dapat saling membantu dengan memberikan masukan dan dukungan, serta saling membantu untuk tumbuh bersama.

Diadaptasi dari teks asli oleh Berit Lakey