Penggunaan Menu Tugas untuk mendelegasikan tugas-tugas
Seorang organisator muda meminta nasihat bagaimana menjadi organisator yang lebih baik. Seorang organisator yang berpengalaman menjawab, “Anda egois—Anda ambil semua tugas dan mengerjakannya sendiri. Orang lain ingin berpartisipasi dan membantu. Mereka ingin Anda bisa lebih berbagi dan memberi mereka tugas sehingga merasa menjadi bagian dari organisasi.”
Itu adalah kalimat bijak—dan benar bagi sebagian besar dari kita. Jadi, bagaimana kita melibatkan orang lain dengan berbagi tugas? Salah satu cara yang dapat membantu adalah: menu tugas
Menu tugas dapat mengidentifikasikan tugas-tugas yang penting agar kegiatan berjalan dengan baik. Beberapa dari Anda mungkin dapat melakukan ini dengan mudah; namun jika Anda mengalamai kesulitan mengajak orang lain untuk terlibat, mungkin karena Anda tidak punya daftar tugas yang jelas yang dapat mereka lakukan.
Pertama, mulai dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
-
- Kegiatan apa yang Anda rencanakan?
- Apa harapan Anda setelah kegiatan berakhir?
- sertakan tujuan dari setiap tugas seperti, mengumpulkan 50 orang untuk menghubungi seorang anggota dewan kota. Tidak lupa juga untuk menyertakan tujuan dari proses melaksanakan tugas, seperti meningkatkan pemahaman orang tentang bagaimana suatu peraturan daerah disetujui
-
- Apa saja tugas-tugas yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan dengan baik?
- Untuk membuat menu tugas yang lengkap, bagi setiap pekerjaan menjadi tugas-tugas yang spesifik
- Tuliskan tugas-tugas yang harus dikerjakan di sisi kiri kertas dan tugas-tugas yang baik jika dikerjakan namun tidak harus di sisi kanan kertas
Sekarang Anda sudah memiliki menu tugas yang perlu diselesaikan untuk membuat sebuah kegiatan – dengan bentuk yang telah dibagi menjadi harus dikerjakan dan yang tidak harus. Pembagian tersebut dapat membantu Anda untuk lebih fokus menyelesaikan hal-hal yang penting dulu, sebelum mengerjakan tugas lainnya yang terkadang lebih seru.
Langkah terakhir—dan paling penting—adalah melingkari tugas yang dapat membantu mengembangkan kemampuan memimpin. Pertimbangkan siapa yang mungkin lebih siap untuk melaksanakan tugas yang lebih menantang di dalam kelompok. Pertimbangkan juga anggota lain yang belum bisa diberikan tugas besar, maka berilah mereka tugas yang lebih mudah.
Menu tugas dapat digunakan untuk mendelegasikan tugas-tugas dalam rapat kelompok—dan dapat menjadi kesempatan untuk memulai diskusi tentang bagaimana melibatkan orang-orang lain!
Jika lama kelamaan Anda berhasil melakukan hal ini, lebih banyak orang yang akan mengerjakan tugas berbeda-beda—artinya kekuatan kelompok meningkat, lebih banyak orang terlibat, dan mereka terdorong untuk menyelesaikan tantangan-tantangan yang lebih besar!
Contoh dari Menu Tugas
Kegiatan: Acara Makan Malam Tahunan & Upacara Pemberian Penghargaan
Tujuan: Meningkatkan semangat keanggotaan, merayakan pencapaian, membangun komunitas
Tugas tambahan yang baik jika diselesaikan, namun tidak harus
Tugas: Pastikan band lokal bersedia ikut menghibur
Tugas: Siapkan dekorasi
Tugas: Siapkan permainan untuk acara makan malam
Tugas: Buat brosur dengan sponsor-sponsor local di dalamnya
Langkah terakhir adalah melingkari tugas yang siap untuk dikerjakan oleh orang lain.
Lembar Kerja Menu Tugas
Kegiatan: ___________________________________
Tujuan: ___________________________________
Langkah 1. Isi dengan tugas-tugas yang harus diselesaikan
| Tugas-tugas yang harus diselesaikan | Tugas tambahan yang baik jika dikerjakan, namun tidak harus |
Langkah 2. Lingkari tugas yang dapat dikerjakan oleh orang lain
Langkah 3. Delegasikan orang lain untuk mengerjakan tugas tersebut. Tugas Anda adalah menindaklanjuti serta memberi dukungan agar mereka dapat menyelesaikan tugas-tugas tersebut.