Membantu grup membuat keputusan
tips membuat keputusan strategis yang sulit
Bayangkan satu grup yang telah membuat lima proposal kampanye yang sangat menyeluruh. Anggota grup yang paling optimis pun tahu bahwa grup tersebut tidak memiliki kapasitas untuk menjalankan seluruh proposal. Lantas, bagaimana langkah selanjutnya dari berbagai proposal yang berbeda hingga membuat suatu keputusan? Berikut beberapa tips yang dapat membantu grup Anda dalam membuat keputusan.
Tips #1: Jangan berikan grup waktu terlalu lama untuk secara terpisah menyiapkan proposal-proposal
Banyak grup memberi waktu yang terlalu panjang kepada kelompok-kelompok kecil untuk menyiapkan proposal kampanyenya, untuk kemudian dipresentasikan, setelah merevisi dan finalisasi masing-masing proposal. Sebagai contoh, dalam suatu retret strategi, kelompok-kelompok saling memisahkan diri selama setengah hari untuk menyempurnakan rencana mereka. Seringkali ini cara yang kurang tepat, karena pada titik tersebut peserta telah melakukan usaha yang signifikan untuk proposal “milik mereka”.
Tujuan dari pembuatan sebuah keputusan adalah bahwa peserta harus merelakan proposal “mereka” agar menjadi proposal bersama grup, yang berarti melepaskannya dari ego masing-masing.
Anda dapat membantu mereka untuk melepaskan diri dari hasil kerja mereka dengan memberikan waktu yang lebih pendek untuk mempersiapkan proposal. Kemudian, minta mereka untuk mempresentasikan temuan masing-masing dan saling bertukar pendapat dalam grup yang besar—dan baru kembali kemudian untuk melakukan penyempurnaan.
Tips #2: Hindari terlalu banyak diskusi dalam grup besar, manfaatkan kelompok-kelompok yang kecil
Hal ini terutama berlaku di tahap-tahap awal proses. Sebagian besar proses pembuatan keputusan akan lebih efektif dalam kelompok-kelompok kecil. Kelompok kecil memberi lebih banyak kesempatan bagi peserta untuk berbicara, mengekspresikan dan benar-benar saling mendengarkan pendapat satu sama lain. Hal ini sangat bermanfaat ketika grup membuat sebuah keputusan.
Berbagai alternatif untuk grup-grup besar termasuk:
- bagi menjadi kelompok-kelompok kecil dengan suatu tugas
- manfaatkan pertemuan untuk saling berkaca dan bertukar pikiran
- dorong peserta untuk membuat dan menampilkan tontonan sandiwara (skit) yang ditampilkan, daripada hanya mendiskusikan aksi-aksi yang mereka akan lakukan
- gunakan metode-metode perencanaan seperti tantangan Piring Kertas atau Spektrum Sekutu agar setiap peserta memiliki pandangan yang sama.
Tips #3: Buat dulu keputusan-keputusan lain yang kurang penting, sebelum membuat keputusan yang besar
Membuat keputusan adalah suatu kebiasaan. Grup yang terbiasa membuat keputusan-keputusan kecil akan mengembangkan rutinitas kebiasaan pengambilan keputusan yang positif: mengakomodasi, menunda, mendengarkan, menegaskan, serta saling menghargai. Membuat keputusan yang lebih kecil- dengan risiko rendah terlebih dahulu akan memudahkan proses pembuatan keputusan yang besar.
Sebagai contoh, dalam suatu sesi strategi, fasilitator secara sadar dapat menciptakan banyak momen-momen ‘pengambilan keputusan’ bagi grup baru karena hal-hal kecil ini seringkali menjadi faktor penentu:
- Minta grup untuk memutuskan berapa lama waktu jeda berikutnya: 15 menit? 20 Menit? 30 Menit?
- Minta grup untuk melakukan aktivitas fisik yang membutuhkan pengambilan keputusan, seperti permainan-permainan Perang Selimut atau Menu Tugas
- Minta grup untuk memutuskan lima kriteria utama untuk memilih kampanye berikutnya atau minta grup untuk memutuskan tiga hal paling penting yang akan menjadi fokus dalam kampanye berikutnya.
Tips #4: Jika memungkinkan tegaskan bidang-bidang yang telah disepakati
Fasilitator harus memberi catatan setiapkali grup telah mencapai kesepakatan. Dalam sebuah kampanye, kelompok-kelompok lokakarya kembali berkumpul dalam grup besar untuk saling berbagi ide-ide kampanye. Sebagai contoh, dalam skenario di atas, ketika mempresentasikan berbagai rencana yang sangat berbeda, kelompok-kelompok dapat menyampaikan target yang sama dan setidaknya dua taktik yang serupa. Kesamaan ini harus segera ditegaskan oleh fasilitator. Dengan demikian grup merasa memperoleh energi dari ide dan nilai-nilai yang sama. Menyampaikan cara berpikir yang serupa dapat mendorong grup untuk merasa tetap bersatu.
Tips #5: “Uji” dulu sebuah keputusan sebelum ditetapkan
Pengambilan keputusan bukan merupakan suatu peristiwa, melainkan merupakan gabungan langkah-langkah yang diambil masing-masing grup dengan cara mereka sendiri. Setiap langkah membutuhkan masukan tentang bagaimana pendapat pihak yang lain. Diskusi dalam grup besar mendukung hal ini, tapi salah satu cara yang paling cepat adalah melalui cara yang disebut dotokrasi (dotocracy).
Untuk memimpin sesi dotokrasi: letakkan nama masing-masing kampanye di dinding. Kemudian, bagikan ke setiap peserta masing-masing sebanyak tiga stiker (seringkali stiker berbentuk bulatan/dot, sehingga cara ini dikenal dengan nama “dotokrasi”) atau pena gambar (untuk menggambarkan bulatan-bulatan). Peserta kemudian menempelkan stiker atau membuat bulatan pada alternatif yang dipilih – seperti sistem pemungutan suara atau jajak pendapat. Anda boleh melakukan pemungutan suara berkali-kali untuk pilihan kampanye yang sama, membuat bulatan di beberapa pilihan kampanye, atau sama sekali tidak memilih.
Proses ini sangat berguna bagi sebagian besar grup karena dengan cara ini, setiap individu dapat merefleksikan prioritas masing-masing serta melihat bagaimana sebuah grup sebagai satu kesatuan berpikir. Ini bukan merupakan keputusan karena cara ini menunjukkan kepada grup bagaimana para individu berpikir, sehingga grup dapat melakukan “pengujian” atas sebuah keputusan sebelum ditetapkan.
Tips #6: Jika ini tentang hal yang lain, selesaikanlah hal itu terlebih dahulu
Membuat keputusan tentang suatu kampanye sudah cukup sulit, namun jika grup berbeda pendapat tentang hal yang lain – mungkin ada perseteruan, konflik antar pribadi atau dinamika kekuasaan – maka hal ini menjadi jauh lebih sulit. Jika memungkinkan, selesaikan terlebih dahulu masalah-masalah tersebut sebelum membuat keputusan tentang kampanye. Jika tidak bisa diselesaikan, lakukan sebaik-sebaiknya untuk memisahkan masalah itu dari keputusan ini. Jika tidak, seluruh kampanye dapat dipengaruhi oleh masalah-masalah lain tersebut. Jika dibutuhkan, pertimbangkan berbagai alternatif penanganan konflik berikut:
- sampaikan dengan terbuka, beri kesempatan para individu untuk mengekspresikan di depan umum tentang hal-hal yang penting bagi mereka yang harus didengar oleh seluruh grup
- jika hanya masalah ketegangan, gunakan pendekatan-pendekatan tim atau cara lain sehingga peserta dapat menggunakan humor atau hal-hal yang ringan untuk menyampaikan perbedaan dalam grup
- ciptakan akuarium ikan ketika beberapa orang (yang nampaknya terbelah) maju ke tengah ruangan untuk duduk bersama. Minta mereka untuk berkomunikasi dan mencoba menyelesaikan masalahnya, dengan perhatian penuh dari grup. Dengan demikian, setiap orang memperoleh kesempatan mendengarkan opini-opini berbeda dalam seluruh kelompok, yang sering kali membuka solusi-solusi yang tersembunyi.
- berbicara dengan orang-orang di luar ruangan, termasuk para mediator atau komunikasi di luar ruang dan dengan orang-orang yang tepat.
Memanfaatkan tips-tips di atas, berikut contoh sesi sepanjang 2 jam pembuatan keputusan tentang proposal kampanye (dengan asumsi bahwa proposal telah selesai disiapkan):
-
- Presentasi dalam grup besar untuk masing-masing proposal kampanye (15 menit)
- Kelompok-kelompok kecil membahas masing-masing proposal secara bergiliran, mengecek setiap proposal, menyampaikan pertanyaan dan menawarkan masukan (30 menit)
- Dotokrasi: kampanye yang mana yang Anda inginkan? (10 menit)
- Istirahat (10-20 menit? minta pendapat grup tentang lama istirahat)
- Grup besar: cek hasil dotokrasi, dan minta masukan? (10 menit)
- Grup kecil: sekarang menurut Anda apa yang harus dilakukan oleh grup? (15 menit)
- Grup besar: keputusan akhir (20 menit)
- Penutup dengan apresiasi grup.